GDPR - Ako chránime vaše údaje

Zásady ochrany osobných údajov SPOLOČNOSTI POLY, spol s r. o.

Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej len "Zásady") Vás informujú o tom, ako POLY, spol s r.o., IČO: 31595812, so sídlom Dolné Rudiny 1, 010 91 Žilina (ďalej len "Spoločnosť") získava, uchováva a ďalej spracováva Vaše osobné údaje, a to v súvislosti s poskytovaním služieb Spoločnosti.

1.Všeobecné ustanovenia

Cieľom týchto Zásad spracovania osobných údajov pre dotknuté osoby vydané Spoločnosťou podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 (ďalej len "GDPR") je poskytnúť informácie o tom, aké osobné údaje Spoločnosť, ako správca alebo spracovateľ osobných údajov spracováva o fyzických osobách pri poskytovaní svojich služieb a na aké účely a ako dlho Spoločnosť tieto osobné údaje v súlade s platnými právnymi predpismi spracováva, komu a z akého dôvodu ich môže odovzdať, a tiež informovať o tom, aké práva fyzickým osobám v súvislosti so spracovaním ich osobných údajov patrí a ako ich môžu uplatňovať.

Tieto Zásady sa týkajú spracovania údajov našich zákazníkov, teda Vás, ak ste fyzickou podnikajúcou osobou a / alebo Vašich zamestnancov  či návštevníkov internetových stránok Spoločnosti, a to vždy v rozsahu osobných údajov zodpovedajúcim Vášmu postaveniu voči Spoločnosti. Všetky služby, ktoré poskytujeme, sú určené pre Vás ako nášho Klienta, ktorý koná v rámci svojej obchodnej alebo inej podnikateľskej činnosti a / alebo pre Vášho zamestnávateľa pri výkone Vášho povolania pre neho, pričom klientom je tak Váš zamestnávateľ (ďalej len "Klient" alebo "Vy"). Tieto zásady sa tiež uplatnia v prípade, že ste členom štatutárneho orgánu Klienta, prípadne osoba konajúca za Klienta na základe iného splnomocnenia (napr. Plnej moci, prokúry a pod.). Ďalej Spoločnosť spracováva Vaše údaje aj keď nie ste niektorou z uvedených osôb, ale Spoločnosť ste kontaktovali s otázkou / požiadavkou na poskytnutie služieb zo strany Spoločnosti, či prípadne došlo k osobnému rokovaniu, kedy ste osobe konajúcej za Spoločnosť odovzdal svoju vizitku, alebo ste Spoločnosti svoje údaje odovzdal inak.

Tieto Zásady sú účinné od 25. mája 2018 a sú vydané v súlade s GDPR za účelom zaistenia informačnej povinnosti Spoločnosti podľa čl. 13 GDPR.

Spoločnosť nie je pri poskytovaní svojich služieb vždy v pozícii správcu, ale týmto je potrebné zdôrazniť, že spoločnosť je vo vzťahu k osobným údajom tiež v pozícii spracovateľa osobných údajov a to v prípade, keď do systému, ktorý spoločnosť poskytuje svojim Klientom, títo Klienti zadali osobné údaje svojich zákazníkov a zamestnancov, alebo iných subjektov údajov.

2.Správca a spracovateľ

Spoločnosťou spracúvajúcou Vaše osobné údaje je POLY, spol s r.o., IČO: 31595812, so sídlom Dolné Rudiny 1, 010 91 Žilina, kedy aktuálne kontaktné údaje sú dostupné na www.polysro.sk.

Poverenec pre ochranu osobných údajov nebol menovaný, Spoločnosť nemá povinnosť tak urobiť. V prípade akýchkoľvek otázok alebo požiadavky sa však môžete obrátiť priamo na konateľa spoločnosti, ktorým je Ing. František Forgács, e-mail: poly@polysro.sk

Spoločnosť neodovzdáva osobné údaje žiadnym ďalším subjektom, ani nevyužíva žiadnych spracovateľov. Spoločnosť tiež osobné údaje neodovzdáva do tretích krajín.

V prípade, keď Spoločnosť vystupuje v úlohe spracovateľa osobných údajov, je Správcom ten, komu ste svoje osobné údaje odovzdali, alebo inak poskytli, teda Klient Spoločnosti. V takom prípade Vás o spracovaní osobných údajov informuje Klient Spoločnosti. Klient Spoločnosti tiež zaistí to, že získava, zhromažďuje a ďalej spracováva Osobné údaje v súlade s GDPR, tieto údaje sú aktuálne, presné, pravdivé, zodpovedajú určenému účelu a sú ním spracovávané v rozsahu potrebnom pre naplnenie stanoveného účelu. Len takéto údaje môže Klient odovzdať Spoločnosti na spracovanie, pričom Klient tiež poveril Spoločnosť spracovaním týchto údajov v príslušnom rozsahu. 

3.Kategórie osobných údajov

Osobným údajom je akákoľvek informácia, ktorá sa vzťahuje k fyzickej osobe, teda Vám, ktorou je Spoločnosť schopná Vás identifikovať. V súvislosti s poskytovaním služieb môže Spoločnosťou dochádzať k spracovaniu nasledujúcich kategórií osobných údajov:

a) Základné osobné identifikačné údaje

Ide o také údaje, ktoré sú nutné pre uzatvorenie a plnenie zmluvy s Vami alebo s Klientom, alebo medzi Vami a Klientom, a ide najmä o nasledujúce osobné údaje: 

  • akademický titul
  • meno a priezvisko
  • Vaša pracovná pozícia
  • adresa
  • IČO, DIČ
  • platobné údaje
  • podpis

 

b) Kontaktné údaje

 Ide o nasledujúce osobné údaje:

  • meno a priezvisko
  • e-mail
  • telefónne číslo

 

c) Záznam e-mailovej a písomnej komunikácie

  • Jedná sa najmä o osobné údaje obsiahnuté v e-mailovej a písomnej komunikácii s Klientom, alebo medzi Vami a Klientom. 
 

4. Účel, doba a právny dôvod spracovania osobných údajov

a) Spracovanie osobných údajov pri plnení zmluvného záväzku

Aby Vám alebo Klientovi mohla Spoločnosť poskytovať svoje služby, potrebuje poznať Vaše osobné údaje, ktoré musia ďalej potom aj spracovávať. Vaše osobné údaje spracúva najmä za účelom uzatvorenia a plnenia zmluvy o poskytovaní služieb, ktorá je uzavretá medzi Klientom a Spoločnosťou, kedy právnym titulom spracovania je teda plnenie zmluvy. Pre tieto účely sú spracúvané osobné údaje v rozsahu Základných osobných identifikačných údajov, ako sú definované v čl. 3.a tejto Stratégie.

Takto spracovávané osobné údaje od Vás získavame priamo pri uzatváraní zmluvy o poskytovaní služieb a zároveň aj pred uzavretím tejto zmluvy, a to v priebehu rokovaní o obsahu zmluvy.

Tieto osobné údaje sú Spoločnosťou spracovávané iba po dobu existencie zmluvného vzťahu medzi Klientom a Spoločnosťou, prípadne po dobu rokovaní o uzavretí zmluvy.

b) Spracovanie osobných údajov pri plnení zákonnej povinnosti

Pri poskytovaní služieb je Spoločnosť povinná plniť povinnosti vyplývajúce z týchto právnych predpisov, a to zákon č. 563/1991 Zb. O účtovníctve (ďalej len "Zou"); zákon č. 586/1992 Zb. o dani z príjmov (ďalej len "ITA") a zákon č. 235/2004 Zb. o dani z pridanej hodnoty (ďalej len "CIVA").

Niektoré osobné údaje môžu byť uvedené na účtovných dokladoch (teda na faktúrach či iných dokladoch). Nasledujúce zákony Zou, ZDP alebo CIVA ukladajú Spoločnosti tieto doklady uchovávať, a to až po dobu 10 rokov. Pokiaľ Spoločnosti teda vznikne zákonná povinnosť tieto doklady archivovať, sú uložené spolu s nimi aj Vaše osobné údaje uvedené na príslušnom daňovom doklade.

c) Spracovanie osobných údajov na základe oprávneného záujmu

V prípade, že by ste sa oneskorili s platbou, nesplnili svoj záväzok alebo by sme platbu od Vás vôbec nedostali, prípadne nám z Vašej strany vznikla iná škoda alebo ujma, môžeme tiež osobné údaje spracovávať na základe oprávneného záujmu spočívajúcom vo vymáhaní našich pohľadávok a / alebo určenie , ochrane a výkonu právnych nárokov Spoločnosti. Vaše osobné údaje môžeme s týmto cieľom uchovávať po dobu premlčacej lehoty podľa z.č. 89/2012 Zb. Občiansky zákonník.

Oprávneným záujmom Spoločnosti je tiež ponúkanie súvisiacich služieb svojim Klientom.

5. Zabezpečenie osobných údajov

Spoločnosť zaviedla a udržuje nevyhnutne vhodné technické a organizačné opatrenia, vnútornej kontroly a procesy bezpečnosti informácií v súlade s najlepšou starostlivosťou o osobné údaje a dotknuté osoby s ohľadom na ich práva, zodpovedajúce možnému hroziacemu riziku pre dotknuté osoby. Zároveň zohľadňuje stav technologického vývoja s cieľom chrániť osobné údaje pred náhodnou stratou, zničením, zmenami, neoprávneným zverejnením alebo prístupom. Tieto opatrenia môžu zahŕňať okrem iného najmä prijatie primeraných krokov na zabezpečenie zodpovednosti zamestnancov, ktorí majú prístup k osobným údajom a dokladom, školenia zamestnancov, pravidelné zálohovanie, postupy pre obnovu dát a riadenie incidentov, softvérová ochrana zariadenia, na ktorých sú uložené osobné dáta a ďalšie .

Pracovníci Spoločnosti sú viazaní povinnosťou mlčanlivosti o všetkých skutočnostiach týkajúcich sa Vás, a to aj po skončení pracovného pomeru.

6. Vaše práva k osobným údajom

Ak uplatníte akékoľvek svoje právo podľa tohto článku alebo podľa platných právnych predpisov, informujeme Vás o prijatom kroku alebo vymazaní Vašich osobných údajov alebo obmedzené spracovanie v súlade s Vašou požiadavkou. 

Ak si prajete uplatniť tieto práva a / alebo získať príslušné informácie, môžete nás kontaktovať prostredníctvom e-mailu poly@polysro.sk alebo písomne ​​na adresu sídla Spoločnosti.

Ak budete svoje práva uplatňovať, môžeme od Vás požadovať o poskytnutie niektorých identifikačných informácií, ktoré ste nám poskytli. Poskytnutie týchto údajov je nevyhnutné pre overenie, či bola príslušná požiadavka skutočne zaslaná Vami. Odpovieme vám do jedného mesiaca po obdržaní Vašej žiadosti, pričom si však vyhradzujeme právo túto lehotu predĺžiť o dva mesiace v prípadoch, pre ktoré to GDPR umožňuje.

a) Právo na prístup k osobným údajom

Podľa čl. 15 GDPR máte právo na prístup k Vaším osobným údajom, ktoré zahŕňa jednak právo získať od Spoločnosti:

- potvrdenie, či spracováva jeho osobné údaje
- informácie o účeloch spracovania, kategóriách dotknutých osobných údajov, o príjemcoch, ktorým osobné údaje boli alebo budú sprístupnené, plánovaná doba spracovania, o existencii práva požadovať od Spoločnosti opravu alebo vymazanie osobných údajov týkajúcich sa Vašich osobných údajov alebo obmedzenie ich spracovania alebo vzniesť námietku proti tomuto spracovaniu, práve podať sťažnosť u dozorného úradu, o všetkých dostupných informáciách o zdroji osobných údajov, pokiaľ nie sú získané od subjektu údajov, skutočnosti, že dochádza k automatizovanému rozhodovaniu, vrátane profilovania, o vhodných zárukách pri poskytnutí údajov mimo EÚ,


V prípade, že nebudú nepriaznivo dotknuté práva a slobody iných osôb aj kópiu osobných údajov.

V prípade opakovanej žiadosti bude Spoločnosť oprávnená za kópiu osobných údajov účtovať primeraný poplatok.

b) Právo na opravu nesprávnych údajov

Podľa čl. 16 GDPR máte právo na opravu nepresných osobných údajov, ktoré o vás Spoločnosť spracováva. Dotknutá osoba má tiež povinnosť oznámiť zmeny svojich osobných údajov a doložiť, že k takejto zmene došlo. Zároveň je povinný poskytnúť súčinnosť Spoločnosti ak bude zistené, že osobné údaje, ktoré o ňom spracováva, nie sú presné. Opravu vykonáme bez zbytočného odkladu, vždy však s ohľadom na dané technické možnosti.

c) Právo na vymazanie osobných údajov

Podľa čl. 17 GDPR máte právo na vymazanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, ak Spoločnosť nepreukáže oprávnené dôvody pre spracovanie týchto osobných údajov.

d) Právo na obmedzenie spracovanie

Podľa čl. 18 GDPR bude mať subjekt údajov do doby vyriešenia podnetu právo na obmedzené spracovanie, ak bude popierať presnosť osobných údajov, dôvody ich spracovanie alebo ak podá námietku proti ich spracovaniu.

e) Právo na prenosnosť osobných údajov

Podľa čl. 20 GDPR máte právo na prenosnosť údajov, ktoré sa Vás týkajú a ktoré ste nám, ako správcovi poskytli, a to vo štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Zároveň máte právo nás žiadať o odovzdaní týchto údajov inému správcovi.

V prípade, že by výkonom tohto práva mohlo dôjsť k nepriaznivému dotknutiu práv a slobôd tretích osôb, nemožno vašej žiadosti vyhovieť.

f) Právo namietať proti spracovaniu osobných údajov

Podľa čl. 21 GDPR máte právo namietať proti spracovaniu Vašich osobných údajov Spoločnosťou.

V prípade, že Spoločnosť nepreukáže, že existuje závažný oprávnený dôvod pre spracovanie, ktorý prevažuje nad záujmami alebo právami a slobodami dotknutej osoby, Spoločnosť spracovanie na základe námietky ukončí bez zbytočného odkladu.

g) Právo na odvolanie súhlasu so spracovaním osobných údajov

Ak udelíte Spoločnosti súhlas so spracovaním osobných údajov, je možné ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie je potrebné urobiť výslovným, zrozumiteľným a určitým prejavom vôle, a to buď písomne ​​na adresu sídla Spoločnosti, alebo prostredníctvom e-mailovej adresy poly@polysro.sk

h) Právo obrátiť sa na Úrad na ochranu osobných údajov

Máte právo podať sťažnosť týkajúcu sa nášho spracovávania vašich osobných údajov na Úrad pre ochranu osobných údajov, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27.

Internetová stránka úradu: https://dataprotection.gov.sk/uoou/sk/main-content/nariadenie-gdpr 

7. Aktualizácia Zásad ochrany osobných údajov

Týmto Vás upozorňujeme, že tieto Zásady ochrany osobných údajov môžeme upravovať či aktualizovať. Akékoľvek zmeny týchto Zásad sa stanú účinnými po ich zverejnení tu.

 

KONTAKT

Poly, s.r.o.
Dolné Rudiny
010 91 Žilina

Tel.: +421-41-707 45 00
Fax: +421-41-764 17 16

E-mail: poly@polysro.sk
www.polysro.sk
www.eurofoam.hu